Règlement d'ordre intérieur de l’ASBL Royal Namur Echecs

COTISATION

• Le paiement de la cotisation annuelle couvre la période appelée « saison échiquéenne » du 1er septembre au 31 août.
• Les membres effectifs paient une cotisation annuelle proposée par l’organe d’administration et approuvée par l’assemblée générale.
• Un taux réduit est d’application à partir du deuxième membre au premier degré d’une même famille. Il est proposé par l’organe d’administration et approuvé par l’assemblée générale.
• Les membres effectifs doivent être en ordre de cotisation avant le 1er septembre.
• 30 jours après le rappel par l’organe d’administration du paiement de la cotisation, et au plus tard le 15 novembre, les membres effectifs qui ne sont pas en règle de cotisation seront considérés comme démissionnaires.
• Les membres effectifs nouveaux devront s’acquitter du montant de la cotisation au plus tard dans le mois qui suit leur inscription sous peine de nullité de cette dernière.
• En cas de nouvelle inscription et de paiement effectif entre le 1er février et le 31 mai, le nouveau membre s’acquitte d’un montant de cotisation réduit qui est proposé par l’organe d’administration et approuvé par l’assemblée générale.
• En cas de nouvelle inscription et de paiement effectif entre le 1er juin et le 31 août,  la cotisation couvre la période appelée « saison échiquéenne » du 1er septembre au 31 août.
• Dans tous les cas, en l’absence de paiement de cotisation, le membre de l’association ne peut participer à aucune compétition officielle comptabilisée pour le classement ELO.

COMPORTEMENT ET ATTITUDE

• Les membres respectent le matériel mis à leur disposition par l’association et les autres associations de jeu d’échecs.
• Les membres respectent les autres joueurs d’échecs, qu’ils soient membres ou non de l’association, que cela soit avant, pendant ou après les cours et les parties, et ce au sein de l’association ou en dehors de celle-ci.
• Les membres respectent les arbitres et les organisateurs de tournois.
• Les membres font preuve de fair play durant les parties d’échecs, qu’elles soient officielles ou non.
• Les membres respectent les règles édictées par les instances échiquéennes que sont la F.E.F.B, la F.R.B.E et la F.I.D.E.

ORGANE D'ADMINISTRATION.

Composition.

• Il est composé conformément aux Statuts du Royal Namur Echecs. Il peut s’adjoindre à titre exceptionnel et jusqu’à l’assemblée générale suivante, un ou plusieurs membres dont il spécifiera titre et fonction. Ceux-ci ont seulement une voix consultative.
• L’organe d’administration doit au minimum désigner en son sein un président, un trésorier, un secrétaire et un directeur des tournois.
• L’organe d’administration peut, à sa discrétion, créer ou retirer toute autre fonction. Les attributions relatives à ces fonctions doivent être décrites dans ce règlement.
• Un même administrateur peut exercer trois fonctions au plus, pour autant qu’il soit élu distinctement pour chacune des fonctions.

Pouvoirs.

• L’organe d’administration a les pouvoirs les plus étendus pour la gestion et l’administration du Royal Namur Echecs. Il veille au respect de la ligne de conduite préconisée par l’assemblée générale.
• A la majorité des deux tiers, il peut suspendre ou modifier provisoirement un point du règlement. L’ordre du jour de l’assemblée générale suivante doit comporter l’examen de ce point.
• Sans préjudice des procédures d’exclusion et de suspension décrites dans les statuts de l’association, à la majorité absolue, l’organe d’administration peut retirer de manière provisoire une ou une plusieurs fonctions exercées par un administrateur qui adopte un comportement manifestement incompatible avec l’exercice de la fonction ou qui porte préjudice aux intérêts de l’association.

Réunions.

• Le président réunit l’organe d’administration en principe une fois par quadrimestre. Il peut convoquer une réunion extraordinaire s’il l’estime nécessaire.
• La réunion à l’initiative d’au moins 2/3 de l’organe d’administration doit avoir lieu dans les 15 jours.

Convocations.

• Les convocations se font soit par écrit, soit verbalement. Les convocations par écrit sont remises aux administrateurs 10 jours avant la réunion et comportent l’ordre du jour.

Votes.

• Le vote est secret s’il s’agit de personnes. Il peut l’être pour toute proposition, à la demande d’un administrateur.

Procès-verbaux.

• Les procès-verbaux sont envoyés par le secrétaire dans les quinze (15) jours.

DU PRESIDENT.

• Il est désigné par les administrateurs en leur sein pour une durée d’un an et à la majorité simple des voix présentes ou représentées.
• Il préside l’organe d’administration et l’assemblée générale.
• Il surveille la stricte observance des statuts et règlements.
• Il propose un plan de politique générale et représente le Royal Namur Echecs à toute manifestation où le Royal Namur Echecs est invité ou désire être représenté.
• Il peut mandater une personne pour le remplacer dans un cas déterminé.

DU SECRETAIRE.

• Il est désigné par les administrateurs en leur sein pour une durée d’un an et à la majorité simple des voix présentes ou représentées.
• Il est chargé de la correspondance du Royal Namur Echecs et en conserve les archives.
• Il rédige et conserve les procès-verbaux de l’assemblée générale et de l’organe d’administration.
• Il veille aux formalités de publicité prévues par la loi.
• Il complète et renvoie les dossiers relatifs à l’octroi des subsides par les autorités publiques.

DU TRESORIER.

• Il est désigné par les administrateurs en leur sein pour une durée d’un an et à la majorité simple des voix présentes ou représentées.
• Il reçoit les cotisations et toutes les autres sommes adressées au Royal Namur Echecs.
• Il effectue les paiements conformément au budget approuvé par l'assemblée générale.
• Il établit un budget de l’exercice social suivant soumis à l'approbation de l’organe d'administration puis de l'assemblée générale.
• Il tient la comptabilité journalière de l’association et établit les comptes annuels.
• Il soumet à chaque réunion de l’organe d’administration un rapport financier.
• Il a délégation afin d’assurer les dépenses courantes (paiement des cotisations, paiement des droits d’inscriptions des équipes, paiements des amendes, paiements des frais de déplacements des membres, paiement des dépenses bar).
• Il peut, avec l’accord préalable de l’organe d’administration, déléguer le droit pour certaines dépenses telles que celles relatives à la gestion du bar. 

DU DIRECTEUR DES TOURNOIS.

• Il est désigné par les administrateurs en leur sein pour une durée d’un an et à la majorité simple des voix présentes ou représentées.
• Il est chargé des activités échiquéennes du Royal Namur Echecs. A cet effet, il propose à l’organe d’administration un calendrier trimestriel desdites activités.
• Il soumet à l’organe d’administration une proposition d’engagement des équipes du Royal Namur Echecs dans les compétitions organisées par la F.R.B.E. ou F.E.F.B. ou toutes autres associations reconnues par la F.I.D.E.
• Il gère les équipes du Royal Namur Echecs engagées dans des compétions extérieures au Royal Namur Echecs.
• Il fait rapport des activités échiquéennes écoulées lors de l’assemblée générale.
• Il peut, avec accord préalable de l’organe d’administration, déléguer certaines tâches à un ou plusieurs autres administrateurs ou membres effectifs.

DU DIRECTEUR DE LA JEUNESSE.

• Il est désigné par les administrateurs en leur sein pour une durée d’un an et à la majorité simple des voix présentes ou représentées.
• Il est responsable de toutes les compétitions réservées aux jeunes.
• Il est responsable de la représentation du Royal Namur Echecs aux compétitions nationales et internationales jeunes.
• Il est responsable de la promotion en faveur de la jeunesse.
• Il est responsable d’organiser la formation des jeunes.

DE L’ADMINISTRATEUR CHARGE DES RELATIONS EXTERIEURES ET DE LA PROMOTION

• Il est désigné par les administrateurs en leur sein pour une durée d’un an et à la majorité simple des voix présentes ou représentées.
• Il est responsable mandaté auprès des instances fédérales, communautaires, régionales, provinciales et communales.
• Il établit le schéma des opérations à entreprendre auprès de ces instances et en avertit les intéressés. Il est en possession des formulaires adéquats pour les opérations prévues.
• Il est mandaté pour entreprendre spontanément ou à l'initiative de l’organe d'administration toute démarche propre à assurer une aide matérielle ou morale au Royal Namur Echecs.
• Il doit établir un rapport à chaque réunion de l’organe d'administration.

DU RESPONSABLE BAR.

• Il est désigné par les administrateurs en leur sein pour une durée d’un an et à la majorité simple des voix présentes ou représentées.
• Il assure la gestion au quotidien du bar.
• Il peut se faire assister d’adjoints pour la tenue du bar lors des activités échiquéennes. 

DU WEBMASTER.

• Il est désigné par les administrateurs en leur sein pour une durée d’un an et à la majorité simple des voix présentes ou représentées.
• Il assure la gestion et la mise à jour du site Web du Royal Namur Echecs. 

DU RESPONSABLE BIBLIOTHEQUE.

• Il est désigné par les administrateurs en leur sein pour une durée d’un an et à la majorité simple des voix présentes ou représentées.
• Il gère le prêt des livres mis à la disposition des membres.
• Il soumet à l’organe d’administration tout achat de livres d’échecs. 

DU NOUVEAU MEMBRE.

• L’organe d’administration examine si le candidat membre de l’association remplit toutes les conditions d’admission telles que prévues dans les statuts pour devenir nouveau membre.
• Il peut participer aux activités de Namur Echecs durant 3 vendredis avant de décider de s’inscrire.
• Il ne peut pas participer aux activées comptabilisées pour le classement ELO tant qu’il n’est pas en règle de cotisation dont les modalités sont précisées supra dans la rubrique « COTISATION ».  

SANCTIONS.

• Des sanctions peuvent être prises contre les membres qui enfreignent les statuts et règlements de l’association, dont le comportement met en péril le bon fonctionnement ou l’existence de l’association, ou qui font l’objet d’une condamnation de nature à nuire au bon renom de l’association.
• Un blâme ou une suspension pour une période ou une compétition déterminées peuvent être infligés par l’organe d’administration.
• Toute sanction prend cours à partir du jour où elle est prononcée.
• Une sanction ne peut être prise que si le membre a été invité à comparaître au moins quinze jours avant l’examen du cas. En cas de flagrant délit ou de récidive, une sanction provisoire peut être décidée par l’organe d’administration.
• L’appel devant l’assemblée générale suivante peut être fait contre les sanctions décidées par l’organe d’administration.
• Les décisions de l’assemblée générale statuant en degré d’appel sont définitives.
• La décision d’exclusion d’un membre se fait conformément à la procédure édictée dans les statuts de l’association.
• Les sanctions infligées par l’organe d’administration ou l’assemblée générale le sont sans préjudice des recours extrajudiciaire et judiciaire dont le membre sanctionné jouit devant les cours et tribunaux belges, européens et internationaux.

DES RAPPORTS AVEC LA F.E.F.B, LA F.R.B.E. ET LA F.I.D.E.

Le Royal Namur Echecs est membre de la F.E.F.B. et, partant, de la F.R.B.E. et de la F.I.D.E.